Trong quá trình giải quyết thủ tục liên quan đến người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, việc sử dụng các giấy tờ được cấp từ nước ngoài là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, để các tài liệu này được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, chúng cần trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực theo quy định pháp luật hiện hành. Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã quy định chi tiết về yêu cầu và cách thức xử lý các loại giấy tờ này, nhằm đảm bảo tính xác thực, minh bạch và hợp lệ trong hồ sơ của người lao động nước ngoài.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP ban hành ngày 7/8/2025 quy định Điều 5. Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực giấy tờ hồ sơ xin cấp giấy phép lao động, giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động như sau:
Điều 5 Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực giấy tờ
Các giấy tờ trong hồ sơ đề nghị cấp mới, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động, cũng như giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài (nếu là giấy tờ do nước ngoài cấp) phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo quy định hoặc theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan cùng là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại phù hợp với pháp luật hiện hành.
Các giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo đúng quy định pháp luật. Trường hợp giấy tờ là bản sao thì phải được đối chiếu, chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và thực hiện chứng thực theo quy định pháp luật.
Việc hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực giấy tờ không chỉ là một yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ hành chính, mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để cơ quan chức năng xác minh tính hợp lệ của các tài liệu được sử dụng tại Việt Nam. Tuân thủ đúng quy trình này theo hướng dẫn tại Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài rút ngắn thời gian xử lý thủ tục, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình làm việc. Đây là bước cần thiết bảo đảm sự minh bạch và tính pháp lý của hồ sơ lao động trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng. Xem mẫu giấy phép lao động theo nghị định mới nhất.