Việc cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài là nhà quản lý là quy trình bắt buộc nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về khái niệm, điều kiện, hồ sơ và trình tự thực hiện.
Khái niệm nhà quản lý theo Luật Doanh nghiệp
Nhà quản lý được quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp, bao gồm:
Người quản lý doanh nghiệp (Chủ tịch HĐQT, Giám đốc/Tổng giám đốc, thành viên HĐQT, thành viên HĐTV, Chủ tịch công ty, các chức danh quản lý khác theo điều lệ công ty).
Người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức theo quy định pháp luật.
Trường hợp được miễn giấy phép lao động
Theo Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, một số trường hợp nhà quản lý nước ngoài có thể được miễn giấy phép lao động, ví dụ:
Vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong 01 năm, tính từ 01 tháng 01 đến ngày cuối cùng của năm;
Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Di chuyển có thời hạn trong nội bộ doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với tổ chức thương mại thế giới và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục. Hiện diện thương mại bao gồm tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài; văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam; văn phòng điều hành của nhà đầu tư nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh
Được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để thực hiện các công việc sau: làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam.
Được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam giảng dạy, làm nhà quản lý, giám đốc điều hành tại cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam hoặc các cơ sở, tổ chức được thành lập theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết, tham gia.
Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý
Theo Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, các giấy tờ gồm:
- Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với các vị trí là nhà quản lý theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp
- Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động
Hồ sơ theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP bao gồm:
- Văn bản giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03).
- Giấy khám sức khỏe hợp lệ (cấp trong 12 tháng gần nhất).
- Hộ chiếu còn thời hạn.
- Phiếu lý lịch tư pháp (không quá 6 tháng).
- 02 ảnh 4x6cm nền trắng.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc (theo Điều 2 Nghị định).
- Trường hợp quy định tại điểm l khoản 1 Điều 2 Nghị định này phải có giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định này.
- Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý (theo Điều 19).
Hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Trường hợp được miễn, cần chuẩn bị:
- Văn bản đề nghị (Mẫu số 01).
- Giấy khám sức khỏe.
- 02 ảnh 4x6cm.
- Hộ chiếu còn thời hạn.
- Giấy tờ chứng minh thuộc diện miễn theo Điều 7 và Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
Tài liệu của cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định của pháp luật đối với trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 154 Bộ luật Lao động hoặc một trong các trường hợp quy định tại các khoản 9, 14 và 15 Điều 7 Nghị định này;
Giấy của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài kèm thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên đối với trường hợp quy định tại khoản 7 Điều 154 của Bộ luật Lao động hoặc một trong các trường hợp quy định tại các khoản 4, 6, 7, 11 và 12 Điều 7 Nghị định này;
Văn bản chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 19 Nghị định này kèm theo văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định này
Hồ sơ gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Bao gồm:
- Văn bản đề nghị gia hạn (Mẫu số 01).
- Giấy khám sức khỏe hợp lệ.
- Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ còn thời hạn.
- Hộ chiếu còn thời hạn.
- Giấy tờ chứng minh vẫn đáp ứng điều kiện miễn cụ thể:
Một trong các giấy tờ quy định tại điểm a, b khoản 5 Điều 8 Nghị định này;
Văn bản chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 19 Nghị định này kèm theo văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định này.
Quy trình thực hiện thủ tục
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài lên Sở LĐ-TB&XH.
- Sau khi được chấp thuận, nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động.
- Nhận kết quả và bàn giao cho người lao động.
- Nếu thuộc diện miễn, nộp hồ sơ xin xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ.
Thời hạn giải quyết hồ sơ
Thông thường, hồ sơ sẽ được xử lý trong vòng 5-10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ.
Đối với hồ sơ miễn GPLĐ, thời gian xử lý có thể nhanh hơn, tùy từng địa phương.
Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ
- Tất cả giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt và chứng thực hợp lệ.
- Giấy khám sức khỏe và lý lịch tư pháp cần đảm bảo còn thời hạn.
- Ảnh phải đúng kích thước và tiêu chuẩn.
- Các giấy tờ chứng minh vai trò nhà quản lý phải khớp với thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh.
Thủ tục cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý cần tuân thủ chặt chẽ các quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nắm rõ quy trình và lưu ý thời hạn để đảm bảo quyền lợi và tuân thủ pháp luật Việt Nam.