Nhà quản lý là đối tượng đặc biệt trong nhóm lao động nước ngoài, giữ vai trò điều hành, tổ chức và giám sát hoạt động doanh nghiệp tại Việt Nam. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, mọi nhà quản lý làm việc tại Việt Nam trên 30 ngày đều phải xin cấp giấy phép lao động (Work Permit), trừ trường hợp được miễn. Việc hiểu rõ quy định, quy trình và hồ sơ xin giấy phép lao động giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và tuân thủ pháp luật Việt Nam.
Ai được xem là “nhà quản lý” theo quy định hiện hành
Theo Nghị định 219/2025, “nhà quản lý” là người điều hành trực tiếp bộ máy doanh nghiệp, có quyền bổ nhiệm, chỉ đạo, ký kết và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động.
Bao gồm:
-
Giám đốc, Tổng giám đốc, Phó giám đốc.
-
Trưởng văn phòng đại diện, Trưởng chi nhánh.
-
Thành viên ban điều hành hoặc người giữ chức vụ tương đương.
Căn cứ pháp lý khi xin giấy phép lao động
-
Nghị định 219/2025/NĐ-CP (có hiệu lực 01/7/2025).
-
Thông tư 85/2019/TT-BTC – quy định lệ phí cấp giấy phép lao động.
-
Nghị định 280/2025/NĐ-CP – sửa đổi quy định về chứng thực, bản dịch, sao y.
-
Luật Lao động 2019 – Điều 151 và 152.
Lợi ích khi được cấp giấy phép lao động hợp pháp
Khi được cấp giấy phép lao động nhà quản lý:
-
Được làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong thời hạn tối đa 02 năm.
-
Có quyền xin thẻ tạm trú 2–3 năm cho bản thân và người thân đi kèm.
-
Hợp pháp hóa hợp đồng, thu nhập và bảo hiểm tại Việt Nam.
-
Tạo uy tín pháp lý cho doanh nghiệp khi kiểm tra từ cơ quan lao động.
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ
Từ năm 2025, tại TP.HCM, hồ sơ giấy phép lao động cho nhà quản lý được tiếp nhận và xử lý bởi:
-
Sở Nội vụ TP.HCM (đối với doanh nghiệp, văn phòng đại diện).
-
Hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nếu doanh nghiệp có vốn đầu tư trong nước).
Hình thức nộp hồ sơ – Trực tuyến toàn bộ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ hoàn toàn qua Cổng dịch vụ công quốc gia tại: https://dichvucong.gov.vn.
Trình tự tương tự như đối với chuyên gia nước ngoài, gồm các bước:
-
Đăng ký tài khoản cho doanh nghiệp.
-
Tải hồ sơ dạng PDF, đính kèm ảnh 4×6.
-
Nhận thông báo tiếp nhận qua email.
-
Theo dõi xử lý hồ sơ trên hệ thống.
-
Mang giấy ủy quyền đến nhận kết quả bản cứng. Xem làm giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật. Và xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài ở Việt Nam.
Hồ sơ xin giấy phép lao động cho nhà quản lý
Dựa trên danh mục trong hình bạn cung cấp, hồ sơ chuẩn bao gồm:
-
Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03 – ban hành theo Nghị định 219/2025).
-
Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp tại Việt Nam.
-
Quyết định bổ nhiệm hoặc Hợp đồng làm việc với nhà quản lý.
-
Lý lịch tư pháp (do nước ngoài cấp và hợp pháp hóa lãnh sự).
-
Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực 12 tháng.
-
Hộ chiếu bản sao công chứng.
-
Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.
-
Ảnh 4×6 nền trắng, 2 tấm.
-
Tài liệu chứng minh kinh nghiệm và bằng cấp quản lý.
Yêu cầu hợp pháp hóa và dịch công chứng hồ sơ
Tất cả tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải:
-
Hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn theo hiệp định song phương).
-
Dịch công chứng sang tiếng Việt đúng quy định của Nghị định 280/2025/NĐ-CP.
Lệ phí xin giấy phép lao động
Theo Thông tư 85/2019/TT-BTC, lệ phí tại TP.HCM được quy định như sau:
-
Cấp mới: 600.000 đồng/lần cấp.
-
Cấp lại hoặc gia hạn: 400.000 đồng/lần cấp.
Doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản điện tử qua Cổng dịch vụ công.
Thời hạn giải quyết hồ sơ
-
Tổng thời gian: Từ 20 – 30 ngày làm việc (kể từ ngày hồ sơ hợp lệ).
-
Thời gian có thể rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ nếu được PNV kiểm tra, hoàn chỉnh và dịch hợp lệ trước khi nộp online.
Thời hạn giấy phép lao động
Giấy phép lao động cho nhà quản lý có hiệu lực tối đa 02 năm, và có thể gia hạn thêm 02 năm nếu công việc, vị trí, chức danh và hợp đồng vẫn còn hiệu lực.
Điều kiện bắt buộc để được cấp phép
-
Có bằng đại học trở lên hoặc chứng minh được ít nhất 03 năm kinh nghiệm quản lý.
-
Có hợp đồng lao động, thư bổ nhiệm rõ chức danh.
-
Không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
-
Có sức khỏe phù hợp và giấy khám hợp lệ.
Lý do hồ sơ thường bị từ chối
Một số lỗi phổ biến:
-
Dịch sai, thiếu chứng thực bản dịch.
-
Không hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp.
-
Không đúng mẫu Mẫu số 03 theo Nghị định 219.
-
Kinh nghiệm không trùng khớp chức danh nêu trong quyết định bổ nhiệm.
Ưu điểm khi nộp hồ sơ qua PNV
-
Hồ sơ được kiểm tra và dịch thuật chuyên nghiệp.
-
Hỗ trợ nộp trực tuyến đúng quy trình – hạn chế rủi ro bị trả hồ sơ.
-
Có đội ngũ pháp lý hiểu rõ Nghị định 219/2025 và Nghị định 280/2025.
-
Theo dõi kết quả và nhận giấy phép tận nơi nếu doanh nghiệp yêu cầu.
PNV – Đơn vị tiên phong trong dịch vụ Work Permit
Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý – dịch thuật – lao động nước ngoài, PNV là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu tại TP.HCM, chuyên hỗ trợ:
-
Xin giấy phép lao động cho nhà quản lý, chuyên gia, kỹ thuật viên.
-
Dịch công chứng đa ngôn ngữ.
-
Hợp pháp hóa lãnh sự và xin thẻ tạm trú.
Quy trình dịch vụ trọn gói tại PNV
-
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
-
Dịch công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự.
-
Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
-
Nộp hồ sơ trực tuyến và theo dõi kết quả.
-
Nhận giấy phép và bàn giao cho doanh nghiệp.
Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp nước ngoài
-
Hồ sơ cần chuẩn bị tối thiểu 45 ngày trước khi làm việc chính thức.
-
Thời hạn hộ chiếu, lý lịch tư pháp và giấy khám sức khỏe phải còn hiệu lực.
-
Thông tin trên quyết định bổ nhiệm, hợp đồng và giấy phép kinh doanh phải thống nhất tuyệt đối.
Lợi ích của doanh nghiệp khi ủy quyền PNV
-
Tiết kiệm 70% thời gian chuẩn bị.
-
Không phải đi lại nhiều lần đến Sở Nội vụ.
-
Được hướng dẫn trực tiếp bởi chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm.
-
Đảm bảo 100% hồ sơ hợp lệ ngay từ lần nộp đầu tiên.
Gia hạn giấy phép lao động cho nhà quản lý
Khi giấy phép lao động sắp hết hạn, doanh nghiệp có thể xin gia hạn thêm tối đa 02 năm nếu:
-
Nhà quản lý vẫn giữ nguyên chức danh, vị trí công tác.
-
Hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm vẫn còn hiệu lực.
-
Hồ sơ gia hạn được nộp ít nhất 15 ngày trước khi giấy phép hết hạn.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đơn đề nghị gia hạn (theo mẫu M03), kèm bản sao giấy phép hiện tại và các tài liệu chứng minh tiếp tục làm việc hợp pháp tại doanh nghiệp.
Trường hợp phải cấp lại giấy phép lao động
Giấy phép lao động phải cấp lại khi:
-
Nhà quản lý thay đổi số hộ chiếu, tên, quốc tịch.
-
Giấy phép bị mất hoặc hư hỏng.
-
Doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ, người đại diện pháp luật.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến và chọn loại thủ tục “Cấp lại giấy phép lao động”. Hồ sơ gồm: đơn đề nghị cấp lại, giấy tờ thay đổi thông tin và bản sao giấy phép cũ. Thời gian giải quyết thường trong 5–7 ngày làm việc.
Giải pháp tối ưu khi xin Work Permit cho nhà quản lý
Việc xin giấy phép lao động cho nhà quản lý sau sáp nhập 2025 đòi hỏi doanh nghiệp phải am hiểu quy trình, biểu mẫu và quy định pháp lý mới.
Nếu tự nộp, hồ sơ dễ sai sót và kéo dài thời gian xét duyệt.
Vì vậy, PNV là lựa chọn tin cậy giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục nhanh – đúng – hợp lệ, đảm bảo nhà quản lý được cấp phép hợp pháp tại TP.HCM chỉ trong 20–30 ngày.
Dịch vụ hỗ trợ nhanh tại PNV cho nhà quản lý nước ngoài
Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lao động nước ngoài, PNV cung cấp dịch vụ hỗ trợ chuyên biệt cho nhóm nhà quản lý và giám đốc điều hành:
-
Tư vấn chi tiết từng trường hợp cụ thể theo quy định Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
-
Dịch thuật – công chứng – hợp pháp hóa hồ sơ đạt chuẩn pháp lý Việt Nam.
-
Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ online, theo dõi kết quả và nhận giấy phép tận nơi.
PNV cam kết rút ngắn thời gian xử lý còn 15–20 ngày, đảm bảo hồ sơ hợp lệ ngay từ lần đầu, giúp doanh nghiệp hoạt động liên tục, hợp pháp và minh bạch tại TP.HCM.