Việc chuyển đổi sang hình thức nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia là một điểm cải cách quan trọng trong quản lý lao động nước ngoài. Quy trình này giúp người sử dụng lao động rút ngắn thời gian, giảm tiếp xúc trực tiếp và đảm bảo công khai, minh bạch trong quá trình xử lý hồ sơ.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy định nộp online theo cơ chế một cửa, liên thông giữa các cơ quan có thẩm quyền.
Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia
Người sử dụng lao động (NSDLĐ) có trách nhiệm nộp toàn bộ hồ sơ đề nghị cấp mới, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động (GPLĐ) và giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ theo hình thức hoàn toàn trực tuyến tại:
➡ Cổng Dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn
Hồ sơ nộp online bao gồm đầy đủ tài liệu theo quy định và được tải lên dưới dạng bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.
Việc nộp trực tuyến là bắt buộc, không còn áp dụng nộp trực tiếp trừ một số trường hợp đặc thù theo hướng dẫn của cơ quan quản lý.
Quy trình chuyển hồ sơ theo cơ chế một cửa – liên thông điện tử
Ngay sau khi NSDLĐ nộp thành công hồ sơ trên Cổng DVC Quốc gia:
-
Cổng DVC sẽ tự động chuyển tiếp hồ sơ đến:
-
Bộ phận một cửa của cơ quan có thẩm quyền;
-
Hệ thống giải quyết thủ tục của từng đơn vị liên quan;
-
Cơ quan được phân quyền cấp, cấp lại, gia hạn GPLĐ hoặc xác nhận miễn GPLĐ.
-
Việc truyền dữ liệu thực hiện theo quy định về cơ chế một cửa – một cửa liên thông, đảm bảo hồ sơ được tiếp nhận đúng nơi và xử lý đúng trình tự mà không cần người nộp can thiệp thủ công.
Điều này giúp rút ngắn tối đa thời gian điều phối hồ sơ so với hình thức nộp trực tiếp trước đây. Xem Nghị định 219/2025/NĐ-CP về Giấy phép lao động.
Quy định thực hiện thủ tục online theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP
Điều 6. Quy định về giao dịch điện tử trong cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
1. Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài trực tuyến tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.
2. Cổng Dịch vụ công quốc gia chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài.
3. Trường hợp người sử dụng lao động nước ngoài đề nghị cấp giấy phép lao động kèm đề nghị cấp phiếu lý lịch tư pháp theo ủy quyền của người lao động nước ngoài bằng hình thức trực tuyến thực hiện theo trình tự, thủ tục sau:
a) Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động kèm hồ sơ đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp tại cổng Dịch vụ công quốc gia;
b) Cổng Dịch vụ công quốc gia chuyển hồ sơ theo quy định tại điểm a khoản này đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động và cơ quan công an có thẩm quyền cấp phiếu lý lịch tư pháp;
c) Cơ quan công an có thẩm quyền sau khi nhận được văn bản yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp tiến hành thẩm định hồ sơ, tiếp nhận nếu hồ sơ hợp lệ hoặc đề nghị bổ sung, chỉnh sửa thông tin nếu hồ sơ chưa đầy đủ thông tin hoặc hoàn trả nếu hồ sơ không hợp lệ. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính là Phiếu lý lịch tư pháp bản điện tử gửi về cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động;
d) Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động thẩm định hồ sơ và trả kết quả giấy phép lao động và Phiếu lý lịch tư pháp bằng bản điện tử cho người sử dụng lao động.
Thời hạn giải quyết thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp cùng với cấp giấy phép lao động là tổng thời hạn giải quyết cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động.
Lợi ích khi thực hiện thủ tục online
Quy trình nộp online hồ sơ về giấy phép lao động và giấy xác nhận miễn GPLĐ trên Cổng Dịch vụ công quốc gia mang lại nhiều lợi ích:
✔ Tiết kiệm thời gian
✔ Giảm chi phí đi lại
✔ Minh bạch, đồng bộ dữ liệu
✔ Giải quyết liên thông giữa nhiều cơ quan. Xem Dịch công chứng – hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ và thẻ tạm trú, gia hạn visa, miễn thị thực 5 năm.
Đối với trường hợp yêu cầu cấp GPLĐ kèm Phiếu LLTP, người sử dụng lao động chỉ cần nộp trực tuyến một lần, hệ thống sẽ tự động phân luồng hồ sơ đến các cơ quan có thẩm quyền và nhận kết quả dưới dạng bản điện tử.