Khi người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc tại Việt Nam sau thời hạn ghi trên giấy phép lao động, việc gia hạn giấy phép là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình làm việc. Nhằm đồng bộ và đơn giản hóa thủ tục hành chính, Nghị định số 219/2025/NĐ‑CP đã ban hành những quy định mới, cụ thể và phù hợp với thực tiễn hơn về thủ tục gia hạn giấy phép lao động tại điều 27, điều 28 và điều 29, thay thế các quy định cũ trước đó. Những điểm cải tiến này giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc duy trì nhân sự quốc tế và tuân thủ pháp luật Việt Nam.
Hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động Việt Nam
Điều 27 nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động như sau:
- Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.
- Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp.
- 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
- Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
- Hộ chiếu còn thời hạn.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định này, là một trong các giấy tờ sau:
- Một trong các giấy tờ quy định tại điểm b, d, đ và e khoản 6 Điều 18 Nghị định này;
- Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 2 Nghị định này;
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài đối với trường hợp quy định tại điểm d khoản 1 Điều 2 Nghị định này.
Trình tự thủ tục gia hạn giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ‑CP
Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP về trình tự gia hạn giấy phép lao động như sau:
- Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
- Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động.
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
- Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không gia hạn giấy phép lao động phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
- Đối với người lao động nước ngoài theo quy định tại các điểm a và m khoản 1 Điều 2 Nghị định này, sau khi người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.
Khi được yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động đó.
Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn
Điều 29 theo nghị định 219/2025/NĐ-CP về thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn như sau:
Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định này nhưng chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.
Xem điều 27, điều 28, điều 29 gia hạn giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ‑CP
Thủ tục gia hạn giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025/NĐ‑CP đã được thiết kế rõ ràng, minh bạch và thuận tiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý lao động nước ngoài. Với quy định thời hạn giải quyết rút gọn và hồ sơ đơn giản hóa, nghị định giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo không bị gián đoạn trong quá trình sử dụng nhân lực quốc tế. Việc thực hiện đúng và kịp thời thủ tục gia hạn là trách nhiệm pháp lý đồng thời cũng là giải pháp bảo vệ quyền lợi cho cả người lao động và người sử dụng lao động.