Giấy phép lao động cho văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Vậy thủ tục xin cấp giấy phép lao động người nước ngoài làm việc ở văn phòng đại diện như thế nào?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Dịch vụ giấy phép lao động tại TPHCM

Cấp mới giấy phép lao động tại TPHCM

Nhiệm vụ của văn phòng đại diện tại VN

Văn phòng đại diện tại Việt Nam là cơ quan đại diện cho công ty/doanh nghiệp, có nhiệm vụ xúc tiến xây dựng dự án, thực hiện chức năng ủy quyền, quảng bá, phân phối sản phẩm công ty. Văn phòng đại diện có thể tuyển dụng người lao động nước ngoài làm việc.

Đặc điểm xin giấy phép lao động cho Trưởng Văn phòng đại diện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Trưởng Văn phòng đại diện (Chief Representative Officer) là người đứng đầu đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, có quyền điều hành, ký kết và chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng.
Đây là chức danh đặc thù, thuộc nhóm “nhà quản lý” được phép xin cấp giấy phép lao động nếu:

Có văn bản bổ nhiệm chính thức từ công ty mẹ ở nước ngoài.
Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm quản lý, điều hành ở lĩnh vực tương tự.
Có bằng đại học hoặc tương đương, phù hợp với ngành nghề hoạt động của văn phòng đại diện.
Được ủy quyền hợp pháp để đại diện tại Việt Nam.

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho Trưởng Văn phòng đại diện (sau sáp nhập 2025)

Hồ sơ được quy định thống nhất trên toàn TP.HCM sau sáp nhập hành chính 2025, gồm:

Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực dưới 12 tháng.
Lý lịch tư pháp (được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng).
Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn phù hợp vị trí công việc.
Giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Văn bản bổ nhiệm Trưởng Văn phòng đại diện.
Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu nộp qua bên thứ ba như PNV).
Ảnh 4×6, hộ chiếu bản sao công chứng, đơn xin cấp giấy phép lao động (Mẫu 03).

Tất cả hồ sơ bằng tiếng nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng sang tiếng Việt.

Điều kiện cấp giấy phép lao động cho Trưởng Văn phòng đại diện

Để được cấp giấy phép, người nộp cần đáp ứng đầy đủ:

Có hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm hợp pháp.
Có kinh nghiệm quản lý từ 03 năm trở lên.
Có văn bằng phù hợp với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Không thuộc diện vi phạm pháp luật, có lý lịch tư pháp trong sạch.
Có tình trạng sức khỏe tốt, được cơ sở y tế đủ điều kiện xác nhận.

Giấy phép được cấp có hiệu lực tối đa 02 năm và có thể gia hạn thêm 02 năm nếu vẫn đảm nhiệm chức vụ.

Trình tự thực hiện thủ tục online xin giấy phép lao động tại TPHCM

Hiện nay, toàn bộ hồ sơ nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia:
👉 https://dichvucong.gov.vn

Quy trình gồm 5 bước:

Đăng ký tài khoản tổ chức/doanh nghiệp.
Khai thông tin điện tử và tải lên hồ sơ PDF.
Ký số bằng chứng thư số hợp lệ.
Nhận email xác nhận tiếp nhận từ Sở Nội vụ TP.HCM.
Theo dõi trạng thái và nhận kết quả trực tuyến hoặc tại bộ phận một cửa.

Thời gian xử lý: 20–30 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.

Khó khăn và giải pháp khi xin giấy phép lao động cho Trưởng Văn phòng đại diện

Khó khăn thường gặp:

Hồ sơ bị trả lại do sai định dạng hoặc thiếu hợp pháp hóa lãnh sự.
Nhầm lẫn chức danh giữa “Trưởng Văn phòng đại diện” và “Người đứng đầu chi nhánh.”
Doanh nghiệp mới sáp nhập chưa nắm quy trình online của Sở Nội vụ.
Lúng túng trong việc chuẩn bị Mẫu 03 và ký số đúng định dạng.

Giải pháp:

Sử dụng dịch vụ trọn gói của PNV – đơn vị có 17+ năm kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài tại TP.HCM.
PNV đảm nhận từ dịch công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, giải trình nhu cầu sử dụng lao động, đến nộp hồ sơ điện tử.
Đảm bảo hồ sơ được duyệt ngay từ lần đầu, tiết kiệm thời gian – chi phí – nhân lực.

Xin giấy phép lao động cho Trưởng Văn phòng đại diện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong từng giấy tờ và bước nộp online.
Nếu doanh nghiệp muốn hồ sơ được xử lý nhanh, hợp lệ, an toàn, hãy để PNV – chuyên gia pháp lý hàng đầu trong lĩnh vực giấy phép lao động – đồng hành từ A–Z.

Quy trình, hồ sơ thủ tục xin cấp phép lao động trước sáp nhập 2025

Xin văn bản chấp thuận từ Sở Lao động

Trong giai đoạn này, văn phòng đại diện cần tiến hành nộp hồ sơ lên Sở lao động thương binh xã hội để xin văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài.
Form mẫu sử dụng trong giai đoạn này là Mẫu số 01 và giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Sau 15 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Sở lao động thương binh và xã hội sẽ trả kết quả cho văn phòng đại diện.

Xin cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài.

Văn phòng đại diện cũng như người nước ngoài cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

Mẫu số 11/PLI.
Lý lịch tư pháp (được cấp không quá 06 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ)
Giấy khám sức khỏe (có giá trị trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ)
Văn bản, giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật và một số nghề, công việc nhất định: bằng cấp, chứng chỉ, xác nhận kinh nghiệm…
Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay. Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị theo quy định của pháp luật.
02 ảnh màu. (Kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính). Ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh.

Trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: cần có văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc tại văn phòng đại diện ở Việt Nam và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.

Lưu ý: Người lao động làm việc ở văn phòng đại diện tại Việt Nam có thể theo hình thức hợp đồng lao động hoặc di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp.

Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho cơ quan nào?

Trường hợp doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp: Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh, thành phố.
Trường hợp doanh nghiệp nằm ngoài khu công nghiệp: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh.

Sau 7 -10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ và hợp lệ, Sở lao động thương binh và xã hội sẽ cấp có thông tin phản hồi.

Để xin giấy phép lao động cho văn phòng đại diện và giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hiệu quả, các bạn gọi ngay PNVT nhé.