Khi doanh nghiệp Việt Nam hoặc văn phòng đại diện nước ngoài sử dụng người lao động nước ngoài giữ vị trí chuyên gia, họ bắt buộc phải có giấy phép lao động hợp lệ trước khi bắt đầu công việc. Thủ tục này nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam, đồng thời giúp người nước ngoài được bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong quá trình làm việc. Bài viết hướng dẫn nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho chuyên gia theo nghị định 219/2025/NĐ-CP: hồ sơ, trình tự thực hiện thủ tục online theo quy định pháp luật.
Khái niệm “chuyên gia nước ngoài” theo pháp luật Việt Nam
Theo quy định của Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP, “chuyên gia nước ngoài” là người đáp ứng một trong các điều kiện sau:
-
Có bằng đại học trở lên và ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam.
-
Hoặc có chứng chỉ hành nghề quốc tế, được cơ quan có thẩm quyền nước sở tại công nhận.
-
Là người được công ty mẹ, tổ chức quốc tế cử sang làm việc, đảm nhiệm vị trí tư vấn, cố vấn kỹ thuật, quản lý chuyên môn.
Khi nào doanh nghiệp cần xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài
Doanh nghiệp, tổ chức hoặc văn phòng đại diện cần xin giấy phép lao động trong các trường hợp sau:
-
Tuyển dụng chuyên gia nước ngoài làm việc dài hạn (trên 30 ngày).
-
Ký hợp đồng lao động trực tiếp với cá nhân nước ngoài.
-
Cử chuyên gia sang đào tạo, hướng dẫn kỹ thuật hoặc quản lý sản xuất.
-
Cử người đại diện kỹ thuật trong dự án đầu tư, chuyển giao công nghệ.
Cơ sở pháp lý áp dụng
Việc xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài được thực hiện dựa trên các văn bản pháp lý sau:
-
Bộ luật Lao động năm 2019
-
Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định về lao động là công dân nước ngoài tại Việt Nam
-
Nghị định 70/2023/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung thủ tục hành chính)
-
Nghị định 219/2025/NĐ-CP (quy định mới về biểu mẫu, ủy quyền điện tử, hợp pháp hóa hồ sơ).
Điều kiện để chuyên gia nước ngoài được cấp giấy phép lao động
Người được doanh nghiệp đề cử làm chuyên gia phải đảm bảo:
-
Có sức khỏe phù hợp với công việc theo quy định của Bộ Y tế.
-
Không có tiền án, tiền sự hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
-
Có bằng đại học trở lên hoặc chứng chỉ hành nghề chuyên môn hợp lệ.
-
Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực được tuyển dụng.
-
Có hộ chiếu còn thời hạn ít nhất 2 năm kể từ ngày nộp hồ sơ.
Điều kiện đối với doanh nghiệp Việt Nam tiếp nhận chuyên gia
Doanh nghiệp, cơ quan, hoặc tổ chức sử dụng chuyên gia nước ngoài cần:
-
Có giấy phép kinh doanh hoặc quyết định thành lập hợp pháp.
-
Có văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
-
Xác định vị trí tuyển dụng chưa tìm được ứng viên Việt Nam phù hợp.
-
Cam kết đảm bảo các quyền lợi hợp pháp cho người lao động nước ngoài.
Thành phần hồ sơ xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài
Theo danh mục trong hình bạn cung cấp, bộ hồ sơ cần bao gồm:
-
Bằng cử nhân hoặc văn bằng chuyên môn liên quan.
-
Giấy khám sức khỏe (cấp trong vòng 12 tháng).
-
Giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp tiếp nhận.
-
Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu ủy quyền cho đơn vị dịch vụ hoặc nhân viên khác).
-
Ảnh 4×6 nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
-
Hộ chiếu bản sao công chứng.
-
Xác nhận kinh nghiệm làm việc từ công ty cũ hoặc tổ chức quốc tế.
-
Lý lịch tư pháp (tại Việt Nam hoặc nước sở tại).
-
Mẫu đơn số 03 – đề nghị cấp giấy phép lao động.
-
Giấy tờ tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động dự kiến ký kết.
Trình tự nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công
-
Truy cập trang dichvucong.gov.vn
-
Đăng ký tài khoản cho doanh nghiệp hoặc tổ chức.
-
Tải lên các giấy tờ định dạng PDF, đính kèm ảnh 4×6.
-
Hệ thống gửi email xác nhận tiếp nhận hồ sơ.
-
Sau khi hồ sơ được duyệt, nhận kết quả phản hồi qua email.
-
Đến cơ quan cấp phép nhận bản gốc, mang theo giấy ủy quyền hoặc giấy tờ tùy thân.
Thời hạn của giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài
- Tối đa 02 năm kể từ ngày cấp.
- Có thể gia hạn một lần, mỗi lần không quá 02 năm.
- Hết thời hạn phải xin cấp lại từ đầu nếu vẫn tiếp tục làm việc.
Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng hồ sơ
Tất cả các giấy tờ như bằng cấp, kinh nghiệm, lý lịch tư pháp được cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực bản dịch. Xem thủ tục làm giấy phép lao động cho chuyên gia.
Đây là điều kiện bắt buộc để hồ sơ được cơ quan Việt Nam tiếp nhận.
Mức xử phạt khi sử dụng chuyên gia nước ngoài không phép
Theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP:
-
Phạt từ 60 – 75 triệu đồng đối với doanh nghiệp sử dụng người nước ngoài không có giấy phép.
-
Phạt từ 15 – 25 triệu đồng đối với người nước ngoài làm việc không phép.
-
Ngoài ra, có thể bị buộc chấm dứt hợp đồng hoặc xuất cảnh.
Quyền lợi của chuyên gia nước ngoài sau khi được cấp phép
-
Được làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
-
Được bảo vệ quyền lợi theo quy định của pháp luật lao động.
-
Có thể xin thẻ tạm trú từ 1–2 năm tương ứng thời hạn giấy phép.
-
Được tham gia bảo hiểm xã hội, y tế nếu có hợp đồng lao động dài hạn.
Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ
-
Nên chuẩn bị hồ sơ ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến làm việc.
-
Tài liệu bằng tiếng nước ngoài cần dịch công chứng chuẩn xác.
-
Doanh nghiệp nên lưu bản mềm và bản giấy để tiện đối chiếu.
Lợi ích khi thực hiện đúng quy định
-
Giúp doanh nghiệp hoạt động minh bạch, hợp pháp.
-
Tăng uy tín với đối tác nước ngoài.
-
Tránh rủi ro pháp lý, xử phạt và gián đoạn sản xuất.
Dịch vụ tư vấn làm giấy phép lao động cho chuyên gia tại TPHCM
Thủ tục xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài đòi hỏi sự cẩn trọng trong khâu chuẩn bị hồ sơ, hợp pháp hóa và dịch công chứng.
Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn trọn gói của các đơn vị uy tín tại TP.HCM.
PNV – Dịch thuật & Pháp lý Lao động, với hơn 17 năm kinh nghiệm, chuyên:
-
Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự
-
Dịch công chứng tài liệu đa ngôn ngữ
-
Đại diện nộp và nhận kết quả thay doanh nghiệp
PNV cam kết TƯ VẤN hỗ trợ doanh nghiệp xin giấy phép lao động cho chuyên gia nhanh – đúng quy định NGHỊ ĐỊNH 219– tiết kiệm chi phí, giúp chuyên gia nước ngoài làm việc hợp pháp và thuận lợi tại Việt Nam.