Ngày 29 tháng 11 năm 2019, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 85/2019/TT-BTC nhằm hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Thông tư này là văn bản pháp lý quan trọng, tạo khung thống nhất cho các địa phương quy định và thu lệ phí, trong đó bao gồm lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đây là căn cứ giúp doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan quản lý và người lao động nước ngoài thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính, đảm bảo minh bạch và công khai trong quá trình cấp phép.
Phạm vi điều chỉnh của Thông tư
Thông tư 85/2019/TT-BTC hướng dẫn chi tiết danh mục, nguyên tắc xác định mức thu, căn cứ xác định, miễn, giảm, quản lý và sử dụng lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định. Trong đó, lệ phí giấy phép lao động thuộc nhóm lệ phí hành chính do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (hoặc Sở Nội vụ tại một số địa phương sau sáp nhập 2025) trực tiếp thu và nộp về ngân sách nhà nước.
Lệ phí cấp giấy phép lao động – Khoản thu hợp pháp theo Thông tư
Theo quy định, lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam được xác định là khoản thu khi cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc cấp lại giấy phép lao động.
Khoản thu này áp dụng đối với các doanh nghiệp, tổ chức, văn phòng đại diện, nhà đầu tư, cơ quan, tổ chức phi chính phủ sử dụng người lao động nước ngoài hợp pháp.
Cơ quan có thẩm quyền thu và quản lý lệ phí
Lệ phí giấy phép lao động do Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp tỉnh thực hiện thu. Tại các địa phương đã sáp nhập cơ cấu hành chính (như TP.HCM, Hà Nội, Bình Dương…), việc cấp phép được thống nhất chuyển về Sở Nội vụ, đảm bảo đồng bộ trong quản lý.
Tổ chức thu lệ phí có trách nhiệm:
-
Cấp biên lai thu đúng mẫu Bộ Tài chính ban hành.
-
Nộp 100% số tiền lệ phí vào ngân sách nhà nước.
-
Niêm yết công khai mức thu, hình thức thu và các đối tượng được miễn giảm.
Nguyên tắc xác định mức thu lệ phí giấy phép lao động
Theo quy định của Thông tư 85/2019/TT-BTC, Hội đồng nhân dân cấp tỉnh có quyền quyết định mức thu cụ thể, nhưng phải đảm bảo 4 nguyên tắc cơ bản:
-
Dựa trên mức thu hiện hành và điều kiện kinh tế – xã hội của địa phương.
-
Đảm bảo tương quan hợp lý giữa các tỉnh, tránh chênh lệch quá cao.
-
Phù hợp với chính sách phát triển và khả năng chi trả của doanh nghiệp.
-
Minh bạch, công khai và dễ tra cứu cho người nộp.
Mức thu lệ phí giấy phép lao động theo thực tế địa phương
Tùy từng tỉnh, thành phố, mức lệ phí có thể dao động trong phạm vi:
-
Cấp mới giấy phép lao động: 400.000 – 600.000 đồng/lần cấp.
-
Cấp lại hoặc gia hạn: 300.000 – 500.000 đồng/lần cấp.
Ví dụ:
-
TP.HCM: 600.000 đồng/lần cấp mới.
-
Hà Nội: 500.000 đồng/lần cấp mới.
-
Bình Dương, Đồng Nai: 400.000 đồng/lần cấp mới.
Tất cả các mức thu này được Hội đồng nhân dân cấp tỉnh ban hành riêng, dựa trên hướng dẫn của Thông tư 85.
Hình thức nộp lệ phí
Người nộp lệ phí có thể chọn:
-
Nộp trực tiếp bằng tiền mặt tại bộ phận một cửa của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
-
Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia với biên lai điện tử.
Hình thức nộp online giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và dễ đối chiếu khi quyết toán.
Trường hợp được miễn hoặc giảm lệ phí
Việc miễn, giảm lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định căn cứ điều kiện kinh tế – xã hội của từng địa phương.
Một số trường hợp được xem xét miễn, giảm gồm:
-
Tổ chức phi chính phủ hoạt động phi lợi nhuận.
-
Dự án ODA, viện trợ hoặc chương trình hợp tác quốc tế.
-
Trường hợp đặc biệt vì mục tiêu xã hội, nhân đạo. Xem thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài ở Việt Nam.
Quy trình thu, nộp và quản lý lệ phí
Theo quy định, quy trình quản lý lệ phí được thực hiện như sau:
-
Tổ chức thu lệ phí nộp 100% vào ngân sách nhà nước.
-
Thực hiện ghi chép, hạch toán đầy đủ vào sổ kế toán.
-
Không được giữ lại lệ phí để chi hoạt động nội bộ, trừ khi có quyết định khác từ Bộ Tài chính. Xem nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Hiệu lực thi hành và thay thế văn bản cũ
Thông tư 85/2019/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 13 tháng 01 năm 2020, thay thế:
-
Thông tư 250/2016/TT-BTC và
-
Thông tư 96/2017/TT-BTC.
Các quy định mới bảo đảm tính đồng bộ, minh bạch và phân cấp rõ ràng giữa Trung ương và địa phương.
Nghĩa vụ của doanh nghiệp và người lao động nước ngoài
Doanh nghiệp có trách nhiệm:
-
Nộp lệ phí đúng thời hạn, đúng cơ quan thu.
-
Lưu trữ biên lai hoặc hóa đơn điện tử làm chứng từ hợp pháp.
-
Báo cáo định kỳ khi được cơ quan yêu cầu.
Người lao động nước ngoài cần phối hợp cung cấp giấy tờ đầy đủ để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng.
Thông tư 85/2019/TT-BTC là cơ sở pháp lý quan trọng giúp các địa phương thống nhất quy trình và mức thu lệ phí giấy phép lao động. Việc quy định rõ nguyên tắc, thẩm quyền và trách nhiệm thu nộp giúp doanh nghiệp và cơ quan quản lý tránh sai phạm, đồng thời thúc đẩy quá trình hành chính công minh bạch, hiện đại. Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu rộng, các tổ chức nên thường xuyên cập nhật mức lệ phí địa phương và thực hiện nộp lệ phí điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp của hồ sơ giấy phép lao động.