Hướng dẫn giấy phép lao động cho Trường Văn phòng đại diện

Nghị định 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ là văn bản pháp lý quan trọng quy định chi tiết việc cấp, gia hạn, và thu hồi giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Đối với trường học quốc tế, cơ sở giáo dục có vốn đầu tư nước ngoài và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài, quy trình nộp hồ sơ có những đặc thù riêng cần tuân thủ nghiêm ngặt.

Quy trình xin giấy phép lao động cho Trưởng Văn phòng Đại diện tại TPHCM

Nay việc nộp hồ sơ xin giấy phép lao động đã tinh giản giai đoạn, gồm các bước sau:

Làm thông báo tuyển dụng đăng lên vieclamhcm.com.vn (khoảng 15 ngày sau có kết quả phản hồi)
Doanh nghiệp tiến hành thực hiện báo cáo kết quả tuyển dụng
Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết và khai mẫu số 03 Nghị định 219/NĐ-CP
Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động trên trang https://dichvucong.gov.vn/
Chờ 3-4 tuần nhận kết quả phản hồi qua Email
Mang giấy ủy quyền lên nhận kết quả

Lưu ý:

Doanh nghiệp không phải thực hiện nhiều giai đoạn, nhiều quy trình để xin giấy phép lao động

Doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ giấy cho cơ quan chức năng, hồ sơ giấy doanh nghiệp tư lưu và cũng sẽ có thanh tra (nếu đến đợt theo quy định nhà nước)

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép lao động cho Trưởng Văn phòng đại diện

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ là: Sở Nội vụ TPHCM.

Nơi nhận kết quả giấy phép lao động là: Sở Nội Vụ:

Địa chỉ: 159 Pasteur, phường Xuân Hòa, TP.Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0283.822.2409 – 0283.829.1302
Email: snv@tphcm.gov.vn
Web: https://sonoivu.hochiminhcity.gov.vn/web/snv/trang-chu

Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động

Hồ sơ nộp theo Nghị định 219 cần đầy đủ, có chứng thực hợp lệ. Dưới đây là các thành phần phổ biến trong thực tế hồ sơ PNV đã xử lý cho văn phòng đại diện và trường quốc tế:

1. Thông báo tuyển dụng và Báo cáo kết quả tuyển dụng

Xác nhận đã đăng thông báo tuyển dụng người Việt trên trang web: vieclamhcm.com.vn nhưng không tìm được ứng viên phù hợp, kèm biên bản đăng tuyển + màn hình kết quả đăng tuyển.

2. Quyết định bổ nhiệm hoặc thư cử người

Văn bản do tổ chức mẹ ở nước ngoài ký, bổ nhiệm người nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam. Văn bản do nước ngoài ban hành phải được dịch công chứng sang tiếng Việt.

3. Xác nhận công việc – là giấy tờ chứng minh kinh nghiệm là trưởng văn phòng đại diện

Giấy xác nhận chức danh, nhiệm vụ và vị trí làm việc tại Việt Nam — do văn phòng đại diện hoặc trường xác nhận là giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm trưởng văn phòng đại diện (tức nhà quản lý. Văn bản do nước ngoài ban hành cần dịch thuật và công chứng sang tiếng Việt.

4. Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (GP VPDD)

Là tài liệu bắt buộc, chứng minh pháp nhân hợp pháp của đơn vị sử dụng lao động nước ngoài. Văn bản này cần cung cấp bản sao y.

5. Giấy khám sức khỏe

Phải do bệnh viện đủ điều kiện cấp giấy khám sức khỏe cho người nước ngoài theo Thông tư 14/2013/TT-BYT hoặc văn bản thay thế. Văn bản được làm trong thời gian 12 tháng kể từ ngày cấp.

6. Lý lịch tư pháp (LLTP)

Phải còn hiệu lực không quá 6 tháng kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ. Cần cung cấp văn bản này trong thời gian 6 tháng kể từ ngày cấp.

7. Hộ chiếu hợp lệ

Bản scan hộ chiếu gốc toàn bộ hộ chiếu (trang nhân thân và visa), KHÔNG SCAN FILE sao y

8. Giấy ủy quyền

Trường hợp nộp thay, phải có giấy ủy quyền hợp pháp từ người đại diện hoặc cơ quan chủ quản. Văn bản có đóng dấu của cơ quan chủ quản.

9. Mẫu đơn đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu 03/219)

Được lập theo Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị định 219, điền đầy đủ thông tin, có chữ ký, đóng dấu.

10. Ảnh thẻ 4×6

Ảnh màu nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất, không đeo kính, không đội mũ.

Cách nộp hồ sơ trực tuyến xin giấy phép lao động cho Trưởng Văn phòng đại diện

Theo hướng dẫn thực tế:

Truy cập trang https://dichvucong.gov.vn/
Đăng ký tài khoản cho đơn vị (văn phòng đại diện hoặc trường).
Tải lên đầy đủ tài liệu dưới dạng PDF, đính kèm ảnh 4×6.
Chờ phản hồi xác nhận tiếp nhận hồ sơ qua email.
Sau khi hồ sơ hợp lệ, thì nhận kết quả phản hồi bằng email
Lên nhận kết quả ( mang theo giấy ủy quyền)

Các lỗi hồ sơ thường gặp khiến hồ sơ giấy phép lao động bị từ chối

Giấy khám sức khỏe không đúng mẫu hoặc hết hạn.
Lý lịch tư pháp cấp quá 6 tháng hoặc có vi phạm nghiêm trọng
Giấy ủy quyền thiếu công chứng.
Dịch thuật công chứng chưa hợp pháp hóa lãnh sự (đối với giấy tờ nước ngoài).
Ảnh 4×6 nền xanh, sai quy định.

Với nhiều năm tư vấn doanh nghiệp làm giấy phép lao động, PNV luôn khuyến cáo kiểm tra kỹ trước khi nộp, tránh bị trả hồ sơ. Gọi PNV để được tư vấn ngay.

Đặc điểm nộp hồ sơ xin giấy phép lao động theo Nghị định 219/NĐ-CP năm 2025

Có thể kiểm tra tiến độ xử lý trên hệ thống dịch vụ công bằng mã hồ sơ.
Tài liệu cần scan rõ ràng, không vượt 5MB/tệp.
Tên file nên đặt đúng chuẩn
Đính kèm ảnh 4×6 và điền thông tin đúng trường dữ liệu trên cổng.

Lưu trữ và quản lý giấy phép sau khi cấp

Sau khi nhận giấy phép:

Scan lưu bản mềm để tra cứu.
Gắn vào hồ sơ nhân sự.
Báo cáo định kỳ với cơ quan chủ quản.

Dịch vụ tư vấn thủ tục xin cấp giấy phép lao động tại TP.HCM của PNV

Thủ tục nộp giấy phép lao động cho trường và văn phòng đại diện tuy được quy định rõ trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP, nhưng trên thực tế, mỗi hồ sơ lại có đặc thù riêng. Việc sai sót nhỏ trong giấy tờ hoặc thời hạn có thể khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài tiến độ làm việc của người nước ngoài.

PNV với hơn 17 năm kinh nghiệm xử lý hồ sơ lao động nước ngoài tại TP.HCM,

Tư vấn chi tiết theo từng loại hình tổ chức (trường học, VPDD, doanh nghiệp).
Soạn thảo, rà soát, dịch thuật và hợp pháp hóa toàn bộ hồ sơ.
Hướng dẫn nộp trực tuyến và nhận kết quả tận nơi.
Hỗ trợ tư vấn trọn gói cấp mới – gia hạn – thay đổi – hợp thức hóa , xin visa, thẻ tạm trú.

Liên hệ PNV – Dịch vụ tư vấn giấy phép lao động cho trưởng văn phòng đại diện tại TP.HCM để được hỗ trợ nhanh nhất, đúng quy định, tiết kiệm thời gian và chi phí.