Thủ tục làm giấy phép lao động cho chuyên gia

Hiện nay quá trình hội nhập kinh tế quốc tế toàn cầu ngày càng mở rộng, việc các nhà nước ngoài đầu tư kinh doanh tại Việt Nam dẫn đến nhu cầu lao động tăng không chỉ lao động trong nước mà còn cả lao động nước ngoài.

Nguồn nhân lực là một trong những nhân tố thúc đẩy sự phát triển của một tổ chức nói riêng và cả quốc gia nói chung. Trong bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần có chuyên gia của lĩnh vực đó để hiệu suất công việc được tốt hơn.

Vậy quy định lao động là chuyên gia nếu là người nước ngoài thì cần phải đáp ứng các điều kiện gì và có phải làm thủ tục xin cấp phép gì không?

Giấy phép lao động cho chuyên gia sau sáp nhập 2025

Từ khi sáp nhập, thủ tục làm giấy phép lao động cho chuyên gia có nhiều thay đổi, đặc biệt rút ngắn quy trình đảm bảo tiết kiệm thời gian, công sức cho doanh nghiệp muốn tuyển lao động nước ngoài làm việc.

Chuyên gia theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP được quy định như thế nào?

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam, “chuyên gia” là người nước ngoài có trình độ chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm được cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp Việt Nam mời sang làm việc theo hợp đồng, hoặc đảm nhận vị trí quản lý, cố vấn kỹ thuật, giám sát dự án.
Người được công nhận là chuyên gia phải có bằng đại học trở lên và ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực tương ứng với vị trí dự kiến tại Việt Nam. Đối với Trưởng văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài, tiêu chuẩn này được áp dụng nghiêm ngặt hơn: ngoài bằng cấp và kinh nghiệm, người giữ chức vụ còn phải có văn bản bổ nhiệm chính thức của công ty mẹ ở nước ngoài, kèm xác nhận thời gian công tác quản lý.

Việc xác định đúng đối tượng “chuyên gia” không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của hồ sơ xin giấy phép lao động, vì cơ quan quản lý sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn này để quyết định chấp thuận hoặc từ chối cấp phép.

Trình tự xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài sau sáp nhập

Sau khi sáp nhập hành chính, toàn bộ quy trình xin giấy phép lao động của người nước ngoài — bao gồm cả chuyên gia và Trưởng văn phòng đại diện — được thống nhất thực hiện tại TP.HCM.
Trình tự chuẩn gồm 3 giai đoạn chính:

1. Giai đoạn chuẩn bị:

   • Doanh nghiệp hoặc văn phòng đại diện rà soát chức danh, vị trí công việc, và xác định người được cử sang có thuộc diện chuyên gia theo quy định.

   • Thu thập đầy đủ hồ sơ (giấy bổ nhiệm, bằng cấp, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu…) và thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự – dịch công chứng tất cả tài liệu cấp tại nước ngoài.

2. Giai đoạn nộp hồ sơ trực tuyến:

   • Đăng ký tài khoản tổ chức tại https://dichvucong.gov.vn.

   • Tải lên hồ sơ điện tử bản PDF của toàn bộ giấy tờ và ảnh 4×6.

   • Chờ thông báo xác nhận tiếp nhận qua email từ hệ thống.

3. Giai đoạn nhận kết quả:

   • Sau khi hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp mang giấy tờ tùy thân và giấy ủy quyền đến cơ quan cấp phép tại TP.HCM để nhận Giấy phép lao động bản gốc.
     Quá trình này giúp rút ngắn thời gian, giảm thiểu sai sót hành chính, và bảo đảm tính thống nhất sau khi cơ quan cấp phép được sắp xếp lại theo mô hình mới.

Cơ quan giải quyết thủ tục làm giấy phép lao động sau sáp nhập tại TPHCM

Sau khi sáp nhập hành chính, thẩm quyền tiếp nhận và cấp Giấy phép lao động cho người nước ngoài được tập trung tại Sở Nội vụ TPHCM
Cụ thể, doanh nghiệp, tổ chức, văn phòng đại diện có trụ sở ở bất kỳ quận, huyện hoặc thành phố thuộc TP.HCM nộp hồ sơ online tại cổng dịch vụ công và nhận kết quả tại địa chỉ hiện hành của cơ quan này là: số 159 Pasteur, P. Xuân Hòa, Quận 3, TP.HCM.

Cơ quan này chịu trách nhiệm thẩm định, cấp mới, gia hạn và cấp lại giấy phép lao động, đồng thời hướng dẫn chi tiết việc nộp hồ sơ điện tử, lịch hẹn, cũng như quy trình đối chiếu hồ sơ gốc khi đến nhận kết quả.

Thời gian giải quyết thủ tục giấy phép lao động cho chuyên gia của cơ quan chức năng

Hiện nay, sau khi làm thủ tục online, nếu hồ sơ hợp lệ, đầy đủ sẽ nhận được email thông tin mã hồ sơ, kèm mã biên nhận, ngày nhận và trả kết quả. Thường thời gian là 1 tháng từ khi được duyệt hồ sơ,

Nếu hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo từ chối tiếp nhận hồ sơ, kèm lý do cụ thể.

Lệ phí xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài tại TPHCM

Mức phí này được thu theo Quyết định 89/2023/QĐ-UBND (hoặc văn bản thay thế) và vẫn duy trì trong năm 2025 nếu chưa có văn bản mới.

Hồ sơ cần chuẩn bị nộp online xin cấp giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài

Bộ hồ sơ điện tử cần nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia bao gồm:

1. Mẫu số 03 theo Nghị định 219.

2. Giấy phép thành lập doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

3. Văn bản chứng minh (thư bổ nhiệm, xác nhận kinh nghiệm).

4. Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực trong 12 tháng.

5. Lý lịch tư pháp (tại Việt Nam hoặc tại quốc gia nơi chuyên gia cư trú).

6. Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn.

7. Hộ chiếu (bản sao công chứng, còn thời hạn).

8. Thông báo tuyển dụng và báo cáo kết quả tuyển dụng lao động Việt Nam.

9. Giấy ủy quyền hợp lệ (trường hợp nộp thay).

10. Ảnh thẻ 4×6 cm (phông nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất).

Lưu ý:
Tất cả các giấy tờ cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch. Hồ sơ nộp online phải là bản scan rõ nét, định dạng PDF, kèm ảnh thẻ chuẩn để tránh bị trả hồ sơ.

Giấy phép lao động cho chuyên gia trước sáp nhập 2025

Trước năm 2025, thủ tục xin giấy phép động cho chuyên gia được chia thành nhiều giai đoạn, có thể kể đến việc: đăng tuyển, giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, xin cấp giấy phép lao động, hoàn tất thủ tục.

Chuyên gia là gì? Giấy tờ chứng minh là chuyên gia?

Chuyên gia là người lao động nước ngoài phải có một trong những văn bản xác nhận chuyên gia sau đây:

• Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có kinh nghiệm từ 03 năm trở lên trong lĩnh vực mà người lao động nước ngoài dự kiến làm tại Việt Nam;
• Có kinh nghiệm từ 05 năm trở lên và có chứng chỉ hành nghề trong lĩnh vực mà người lao động nước ngoài dự kiến làm tại Việt Nam;
• Trường hợp Thủ tướng Chính phủ quyết định theo đề nghị của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho chuyên gia

1. Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP;
2. Giấy chứng nhận sức khỏe/giấy khám sức khỏe;
3. Phiếu lý lịch tư pháp/văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người phạm tội/truy cứu trách nhiệm hình sự;
4. Văn bản, giấy tờ chứng minh là chuyên gia: văn bằng, chứng chỉ, văn bản xác nhận của cơ quan/tổ chức/doanh nghiệp tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia;
5. 02 ảnh màu (4×6 cm, nền trắng);
6. Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài;
7. Bản sao có chứng thực hộ chiếu;
8. Bằng cấp, kinh nghiệm làm việc chứng minh là chuyên gia nước ngoài đủ điều kiện làm việc ở Việt Nam.
9. Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài:

• Người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp:
  • Văn bản doanh nghiệp nước ngoài cử sang làm việc
  • Văn bản chứng minh người lao động được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước khi làm tại Việt Nam ít nhất 12 tháng liên tục;
• Người lao động thực hiện hợp đồng về kinh tế, thương mại:
  • Hợp đồng/thỏa thuận giữa Việt Nam và nước ngoài có thỏa thuận người lao động làm tại Việt Nam;
• Người lao động là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng:
  • Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa Việt Nam và nước ngoài
  • Văn bản chứng minh người lao động đã làm cho doanh nghiệp nước ngoài không hiện diện thương mại tại Việt Nam ít nhất 02 năm;
• Người lao động vào chào bán dịch vụ:
  • Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động vào Việt Nam đàm phán cung cấp dịch vụ;
• Người lao động làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam:
  • Văn bản của cơ quan, tổ chức cử người lao động đến làm việc và giấy phép hoạt động của tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam;
• Người lao động là chuyên gia: văn bản của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức nước ngoài cử người lao động sang làm tại Việt Nam phù hợp với vị trí dự kiến làm việc.

Các giấy tờ nếu cấp tại nước ngoài/cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng ra tiếng Việt.

Thủ tục làm giấy phép lao động cho chuyên gia

Bước 1: Giải trình xác nhận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài:

Người sử dụng lao động tiến hành giải trình nhu cầu sử dụng trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam

Thời gian làm việc dưới 30 ngày và không quá 03 lần trong 01 năm thì không cần giải trình.

Cơ quan có thẩm quyền: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội/ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Thời hạn giải quyết: 10 ngày làm việc

Bước 2: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam

Cơ quan có thẩm quyền: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội/Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc

Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc

Bước 3: Nhận kết quả

Trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài. Trường hợp bị từ chối sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

Bước 4: Ký kết hợp đồng lao động

Sau khi được cấp giấy phép, người sử dụng lao động và người lao động ký kết hợp đồng bằng văn bản trước ngày lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Người sử dụng lao động gửi hợp đồng đã ký kết (bản gốc/bản sao có chứng thực) đến cơ quan đã cấp giấy phép lao động.

Trên đây là các thông tin về Thủ tục làm giấy phép lao động cho chuyên gia theo quy định pháp luật mới nhật.

Nếu bạn có thắc mắc hay cần hỗ trợ dịch vụ làm giấy phép lao động cho chuyên gia vui lòng liên hệ đến PNVT theo số HOTLINE để chúng tôi giải đáp các vấn đề liên quan giúp bạn.