Xin giấy phép lao động cho chuyên gia làm việc ở Việt Nam

Xin giấy phép lao động cho chuyên gia làm việc ở Việt Nam được chia thành nhiều trường hợp khác nhau. Khi nghiên cứu hàng loạt các văn bản pháp luật, các doanh nghiệp sẽ cảm thấy rất khó có thể xử lý hồ sơ.

Phải trực tiếp lao vào làm thực tế hoặc có người dày dạn kinh nghiệm chỉ dẫn mới thông suốt và thấu hiểu các dạng hồ sơ và biết cách chuẩn bị từ đâu, đi qua những bước nào, và cần  chuẩn bị những giấy tờ gì cho phù hợp, đảm bảo không thừa, không thiếu để được Sở Lao động chấp thuận, thông qua.

Hy vọng qua bài viết này, các doanh nghiệp sẽ có thêm thông tin để thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho chuyên gia làm việc tại Việt Nam một cách tốt nhất.

Xem thêm:

• Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại TPHCM
• Cấp mới giấy phép lao động cho người nước ngoài cho người nước ngoài tại Việt Nam

Đặc điểm của chuyên gia theo quy định mới tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP (sau sáp nhập 2025)

Theo Điều 3 và Điều 9 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, “chuyên gia” là người nước ngoài có trình độ, kinh nghiệm chuyên sâu được doanh nghiệp Việt Nam hoặc tổ chức nước ngoài tại Việt Nam tuyển dụng để thực hiện công việc đòi hỏi năng lực kỹ thuật hoặc nghiệp vụ cao.

Các đặc điểm nhận dạng cụ thể của chuyên gia bao gồm:

• Có bằng đại học trở lên hoặc văn bằng tương đương, phù hợp với lĩnh vực dự kiến làm việc.

• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm chuyên môn thực tế, được xác nhận bởi cơ quan, tổ chức, hoặc doanh nghiệp nước ngoài nơi người đó từng làm việc.

• Được cử sang Việt Nam đảm nhận vị trí yêu cầu kiến thức chuyên sâu, không thể thay thế ngay bằng lao động Việt Nam.

• Có lý lịch tư pháp trong sạch, không có án tích tại quốc gia cư trú hoặc làm việc trước đó.

• Có giấy khám sức khỏe hợp lệ, đảm bảo đủ điều kiện làm việc tại Việt Nam.

Điểm mới của Nghị định 219/2025 là bổ sung quy định về tính tương thích giữa văn bằng, kinh nghiệm và vị trí công việc, nhằm đảm bảo chỉ những người thực sự có năng lực chuyên môn mới được cấp giấy phép lao động. Đồng thời, chuyên gia phải được doanh nghiệp Việt Nam giải trình rõ nhu cầu sử dụng, làm căn cứ để cơ quan nhà nước xét duyệt hồ sơ cấp phép.

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho chuyên gia theo quy định mới sau sáp nhập 2025

Sau sáp nhập hành chính 2025, quy trình xin giấy phép lao động được thực hiện thống nhất trên toàn TP.HCM theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Đối với chuyên gia nước ngoài, hồ sơ bắt buộc bao gồm:

1. Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03) theo quy định mới.

2. Hộ chiếu bản sao công chứng hợp lệ còn thời hạn trên 2 năm.

3. Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ sở y tế được công nhận cấp có thời hạn không quá 12 tháng.

4. Lý lịch tư pháp từ quốc gia nơi chuyên gia cư trú, đã được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc lý lịch tư pháp do Việt Nam cấp có thời hạn không quá 6 tháng.

5. Văn bằng đại học trở lên hoặc tài liệu chứng minh chuyên môn đặc thù.

6. Xác nhận kinh nghiệm làm việc ít nhất 03 năm trong lĩnh vực dự kiến công tác.

7. Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu doanh nghiệp ủy quyền PNV).

8. Ảnh 4×6 nền trắng (02 tấm).

9. Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
10. Thông báo đăng tuyển và báo cáo kết quả đăng tuyển có minh chứng kèm theo
11. Giấy tờ khác tùy trường hợp cụ thể

Tất cả giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải dịch công chứng sang tiếng Việt theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP để được chấp nhận hợp lệ.

Trình tự làm thủ tục cấp giấy phép lao động cho chuyên gia

Quy trình được rút gọn, minh bạch và thống nhất trên toàn quốc, đặc biệt tại TP.HCM:

• Doanh nghiệp ltiến hành đăng tuyển vị trí lao động trên web công khai, sau khi có kết quả thì làm báo cáo việc về việc này để làm cơ sở giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài thay vì dùng lao động Việt.
•  Khai mẫu và chuẩn bị hồ sơ (scan file các giấy tờ) tiến hành nộp online trên trang cổng dịch vụ công https://dichvucong.gov.vn.
• Theo dõi thông báo xử lý hồ sơ qua email và hệ thống.
•  Mang giấy ủy quyền và biên lai điện tử đến nhận kết quả bản cứng tại cơ quan xử lý.

Thời gian giải quyết trung bình 20–30 ngày làm việc, rút ngắn hơn nhiều so với giai đoạn trước sáp nhập nhờ quy trình điện tử hóa toàn phần.

Cách nộp hồ sơ online – Quy trình số hóa toàn diện

Toàn bộ thủ tục được thực hiện trực tuyến 100% qua địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn.
Doanh nghiệp thực hiện theo hướng dẫn:

• Đăng ký tài khoản tổ chức.

• Tải hồ sơ PDF, đính kèm các tài liệu đã dịch công chứng.

• Ký điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp.

• Nhận biên lai điện tử và mã theo dõi hồ sơ.

Việc nộp online giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, đồng thời cho phép doanh nghiệp tra cứu tiến độ hồ sơ theo thời gian thực.

Cơ quan giải quyết thủ tục tại TP.HCM sau sáp nhập 2025

Sau khi TP.HCM thực hiện sáp nhập hành chính, Sở Nội vụ TP.HCM được giao thẩm quyền tiếp nhận và cấp giấy phép lao động cho chuyên gia, nhà quản lý và lao động kỹ thuật.
Doanh nghiệp chỉ cần:

• Nộp hồ sơ qua cổng dịch vụ công.

• Đến Sở Nội vụ TP.HCM để nhận giấy phép bản cứng khi có thông báo.

Nhờ cơ chế này, thủ tục trở nên nhanh hơn – minh bạch hơn – và đồng nhất trên toàn địa bàn TP.HCM.

Đặc điểm và khó khăn khi xin giấy phép lao động cho chuyên gia sau sáp nhập 2025

Thực tế cho thấy, tỷ lệ hồ sơ được chấp thuận khi doanh nghiệp tự nộp giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài vẫn khá thấp. Nguyên nhân chủ yếu nằm ở khâu giải trình nhu cầu và chuẩn bị hồ sơ chưa đúng quy định, khiến cơ quan tiếp nhận dễ từ chối vì sai mẫu, thiếu giấy tờ hoặc nộp không đúng diện thủ tục.

Sau sáp nhập hành chính 2025, nhiều quy định trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP được cập nhật, khiến doanh nghiệp bỡ ngỡ khi áp dụng quy trình mới, đặc biệt là xử lý biểu mẫu điện tử và thao tác nộp online trên cổng dịch vụ công.

Để hồ sơ được duyệt, doanh nghiệp cần:

• Giải trình trung thực, nêu rõ lý do phải dùng chuyên gia nước ngoài thay vì lao động Việt Nam.

• Chuẩn bị hồ sơ phù hợp từng trường hợp, tránh trùng lặp hoặc thiếu sót.

• Đảm bảo thông tin thống nhất, đúng pháp luật.

Nếu doanh nghiệp chưa quen quy trình mới hoặc gặp khó khăn khi thao tác online, hãy liên hệ ngay PNV – đơn vị hỗ trợ trọn gói từ A–Z, gồm dịch công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, giải trình và nộp hồ sơ điện tử đúng quy định.

PNV đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi giai đoạn theo quy định mới

Với hơn 17 năm kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về Nghị định 219/2025/NĐ-CP, PNV cung cấp dịch vụ xin giấy phép lao động cho chuyên gia trọn gói:

• Dịch công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, nộp hồ sơ online đúng quy định.

• Đại diện doanh nghiệp theo dõi, bổ sung hồ sơ và nhận kết quả nhanh chóng.

• Cam kết 100% hồ sơ hợp lệ ngay từ lần đầu nộp – đúng hạn, đúng pháp luật.

PNV – Giải pháp nhanh, chuẩn và hiệu quả cho doanh nghiệp nước ngoài tại TP.HCM sau sáp nhập 2025.

Xin giấy phép lao động trước sáp nhập tháng 7/2025

Làm giấy phép lao động cho chuyên gia trước thời gian sáp nhập vô cùng phức tạp, vì gồm nhiều giai đoạn, nhiều quy trình tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.

Xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài cần biết?

Chuyên gia nước ngoài làm việc liên tục 30 ngày và trên 03 lần trong 01 năm, thuộc 1 trong những đối tượng phải tiến hành xin giấy phép lao động.

Chuyên gia có thể làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động hoặc di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp. Hồ sơ xin giấy phép lao động sẽ khác nhau tùy thuộc vào hình thức làm việc, ngành nghề, loại hình hoạt động của doanh nghiệp và đối tượng chuyên gia.

Các trường hợp chuyên gia di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ, hoặc chuyên gia có vợ/chồng là người Việt Nam thuộc trường hợp không phải xin giấy phép lao động (mà làm hồ sơ miễn hoặc xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động).

Điều kiện:

Để xin được giấy phép lao động ở vị trí chuyên gia, theo nghị định 152/2020/NĐ -CP quy định phải thuộc 1 trong 3 trường hợp:

1. Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành được đào tạo phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;
2. Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm và có chứng chỉ hành nghề phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam;
3.  Trường hợp đặc biệt do Thủ tướng Chính phủ quyết định theo đề nghị của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Ngoài ra, chuyên gia cần đáp ứng được các điều kiện về sức khỏe, lý lịch,…có đầy đủ giấy tờ hợp lệ; giấy tờ bằng cấp, kinh nghiệm của chuyên gia phù hợp với vị trí công việc sẽ đảm nhận, tương thích với lĩnh vực hoạt động của công ty, và vị trí này chỉ có chuyên gia nước ngoài mới có thể đáp ứng (chuyên gia Việt Nam chưa thể đáp ứng được theo yêu cầu của doanh nghiệp).

Trình tự hồ sơ xin giấy phép lao động cho chuyên gia

Bước 1: giải trình

Trước khi tiến hành nộp hồ sơ xin giấy phép lao động, doanh nghiệp cần giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài ở vị trí chuyên gia (trừ các trường hợp tại khoản 1b, điều 4, nghị định 152/2020/NĐ-CP).

Hồ sơ gồm: Mẫu 01/PLI, giấy phép đăng ký kinh doanh

Thời gian nộp hồ sơ: trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng lao động

Kết quả: Công văn chấp thuận cho phép sử dụng lao động nước ngoài (điều kiện là hồ sơ trên giải trình hợp lệ, đầy đủ, đúng quy định)

Cơ quan giải quyết thủ tục: Sở Lao động thương binh và xã hội tỉnh, thành phố giải quyết trong khoảng 10 ngày làm việc

Cách thức thực hiện: Có thể nộp trực tiếp hoặc nộp online.

Bước 2: xin giấy phép lao động cho chuyên gia

Thành phần hồ sơ gồm:

• Công văn chấp thuận vị trí công việc sử dụng chuyên gia nước ngoài (kết quả của bước 1)
• Mẫu 11/PLI
•  Giấy khám sức khỏe (do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp), có giá trị mới nhất trong 12 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp (do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp), có giá trị mới nhất trong 6 tháng.
•  Hộ chiếu và visa của chuyên gia nước ngoài còn thời hạn (sao y)
• Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập….tùy loại hình doanh nghiệp (sao y)
•  02 ảnh màu, kích thước 4×6cm
•  Bằng đại học trở lên hoặc bằng cấp tương đương, chứng chỉ hành nghề (tùy từng trường hợp, ngành nghề: bóng đá, phi công, tàu bay, thuyền viên, huấn luyện viên thể thao, giáo viên…)
• Giấy xác nhận kinh nghiệm ít nhất 3 năm hoặc kinh nghiệm làm việc ít nhất 5 năm ở nước ngoài phù hợp với vị trí sẽ làm việc.
• Một số trường hợp chuyên gia cần bổ sung: Thư hoặc quyết định bổ nhiệm của công ty mẹ; giấy tờ chứng minh đã làm việc ở doanh nghiệp nước ngoài trên 12 tháng….

Lưu ý: giấy tờ do nước ngoài cấp cần dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự

Thời  gian nộp hồ sơ: Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc

Cơ quan nộp hồ sơ: Sở lao động Thương binh và xã hội tỉnh, thành phố

Thời gian giải quyết thủ tục: khoảng 5-15 ngày tùy từng địa phương và thời điểm cụ thể

Hình thức nộp hồ sơ: online hoặc trực tiếp

Kết quả: giấy phép lao động (điều kiện hồ sơ hợp lệ đầy đủ được Sở Lao động chấp thuận)

Đặc điểm xin giấy phép lao động cho chuyên gia trước sáp nhập 2025

Khó khăn – vướng mắc:

Từ thực tế chia sẻ của rất nhiều doanh nghiệp, chúng tôi biết rằng, tỷ lệ đậu hồ sơ giải trình và xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài của các doanh nghiệp rất thấp.

Khó khăn, vướng mắc chính khiến hồ sơ bị từ chối nằm ở khâu giải trình và chuẩn bị những giấy tờ cần thiết, đảm bảo hồ sơ không thừa cũng không thiếu khiến cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Lao động đánh rớt hồ sơ, do doanh nghiệp làm hồ sơ bị rối, bởi không xác định và phân biệt được trường hợp mà mình đang làm thủ tục.

Yêu cầu:

• Với khâu giải trình, thì doanh nghiệp cần đảm bảo việc báo cáo giải trình chân thực, nêu được những điểm quan trọng để Sở lao động lấy đó làm căn cứ để thẩm định chấp thuận cho phép doanh nghiệp sử dụng chuyên gia nước ngoài làm việc thay vì sử dụng lao động người Việt Nam (như theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP). Giải trình không được, đồng nghĩa không xin được giấy phép lao động.
• Giai đoạn xin giấy phép lao động thì doanh nghiệp cần đảm bảo thông tin phải chính xác, tương thích, phù hợp ở rất nhiều góc độ (theo quy định pháp luật). Đặc biệt, mỗi trường hợp và hình thức làm việc nên chuẩn bị hồ sơ khác nhau. Nhập rằng trường hợp hồ sơ sẽ khiến tỷ lệ đậu hồ sơ rất thấp.

Tự giải trình, nộp hồ sơ thì tỷ lệ đậu giấy phép lao động thấp, lại tốn kém cả về thời gian, công sức và chi phí, ảnh hưởng không nhỏ đến việc thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang có vướng mắc, muốn làm hồ sơ xin giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam.

Hãy gọi ngay HOTLINE của chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ xin giấy phép lao động cho chuyên gia theo nghị định 219/2025/NĐ-CP nhé. Hiện PNVT hỗ trợ trọn gói từ A-Z thủ tục (bao gồm dịch công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự,…).