Hướng dẫn gia hạn giấy phép lao động cho chuyên gia kinh doanh

Gia hạn giấy phép lao động cho chuyên gia kinh doanh là nhu cầu phổ biến của các doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài. Sau sáp nhập hành chính 2025 và với nhiều điểm mới từ Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình gia hạn yêu cầu sự chính xác, đồng bộ hồ sơ và tuân thủ đầy đủ trình tự trực tuyến. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết nhất – đúng thực tế triển khai – dành cho doanh nghiệp tại TP.HCM.

Đặc điểm chuyên gia kinh doanh theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Theo quy định mới, “chuyên gia” trong lĩnh vực kinh doanh phải đáp ứng:

• Có bằng đại học trở lên phù hợp ngành kinh doanh, thương mại, quản trị, marketing hoặc lĩnh vực doanh nghiệp đang hoạt động.

• Có kinh nghiệm tối thiểu 3 năm tại vị trí chuyên môn tương đương trước khi sang Việt Nam.

• Giữ vị trí công việc mang tính chuyên môn sâu: vận hành thị trường, phát triển kênh phân phối, quản trị chiến lược kinh doanh, phân tích thị trường…

• Được doanh nghiệp giải trình rõ lý do không thể thay thế bằng lao động Việt Nam.

Trong giai đoạn gia hạn, cơ quan nhà nước đánh giá tính ổn định, liên tục và phù hợp của chuyên gia với vị trí đang đảm nhiệm.

Khi nào cần gia hạn giấy phép lao động?

Chuyên gia kinh doanh cần gia hạn giấy phép khi:

• Giấy phép lao động còn tối đa 45 ngày sẽ hết hạn;

• Vẫn tiếp tục làm cùng công việc, cùng chức danh, cùng doanh nghiệp;

• Hợp đồng lao động còn thời hạn hoặc được ký bổ sung.

Gia hạn đúng thời điểm giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động, tránh rủi ro vi phạm về lao động nước ngoài.

Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho chuyên gia kinh doanh

Dựa trên hình bạn cung cấp, một bộ hồ sơ gia hạn bao gồm:

1. Giấy khám sức khỏe

• Cấp trong 12 tháng, đúng mẫu dành cho lao động nước ngoài.

2. Hộ chiếu

• Bản sao hộ chiếu còn hạn toàn bộ thời gian gia hạn.

3. Giấy phép lao động hiện tại

• Bản sao màu rõ nét hoặc bản scan PDF đúng chuẩn.

4. Mẫu số 03 – Đơn đề nghị gia hạn

• Theo mẫu mới cập nhật theo Nghị định 219/2025.

• Ký tên, đóng dấu của doanh nghiệp.

5. Giấy ủy quyền nộp hồ sơ

• Dành cho người được phân công đi nộp hoặc nộp online.

6. Hình 4×6

• Phông trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất.

7. Văn bản tuyển dụng – nhu cầu sử dụng chuyên gia

• Dùng để chứng minh vị trí công việc cần chuyên gia tiếp tục đảm nhiệm.

8. Giấy phép hoạt động của doanh nghiệp

• Tránh nhầm lẫn thông tin tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ.

Điều kiện gia hạn theo Nghị định 219/2025

Cơ quan thẩm quyền chỉ giải quyết nếu chuyên gia:

• Vẫn giữ nguyên vị trí, chức danh, lĩnh vực chuyên môn;

• Không có sự thay đổi thông tin hộ chiếu, quốc tịch (nếu có, phải xin cấp lại, không phải gia hạn);

• Hồ sơ hợp lệ, đầy đủ và chính xác theo chuẩn pháp lý;

• Doanh nghiệp không nằm trong trường hợp bị thanh tra hoặc vi phạm về sử dụng lao động nước ngoài.

Trình tự gia hạn giấy phép lao động trực tuyến

Quy trình gia hạn tương tự thủ tục của chuyên gia mới, gồm:

1 – Đăng nhập Cổng Dịch Vụ Công Quốc Gia

• Doanh nghiệp tạo hoặc dùng tài khoản đã đăng ký.

2 – Chọn thủ tục “Gia hạn giấy phép lao động”

• Chọn cơ quan xử lý: Sở Nội vụ TP.HCM (sau sáp nhập 2025).

3 – Tải toàn bộ hồ sơ PDF lên hệ thống

• Dung lượng từng file không vượt giới hạn;

• Kiểm tra lại chất lượng scan, rõ dấu – rõ chữ.

4 – Chờ email xác nhận hồ sơ hợp lệ

• Nếu thiếu, hệ thống sẽ yêu cầu bổ sung.

5 – Nhận thông báo trả kết quả

• Doanh nghiệp mang giấy ủy quyền đến nhận bản giấy tại Sở Nội vụ.

Cơ quan giải quyết hồ sơ gia hạn tại TP.HCM

Từ 2025, toàn bộ thủ tục liên quan lao động nước ngoài – bao gồm gia hạn giấy phép lao động – được xử lý tại:

SỞ NỘI VỤ TP.HCM

Thay cho Sở Lao động như trước đây.

Việc chuyển cơ quan xử lý khiến nhiều doanh nghiệp bối rối nếu chưa nắm cập nhật thủ tục.

Các lỗi phổ biến khiến hồ sơ gia hạn bị từ chối

• Sai hoặc thiếu giấy khám sức khỏe;

• Đính kèm sai mẫu số 03;

• Scan giấy phép lao động cũ mờ, không rõ số;

• Không giải thích rõ lý do tiếp tục sử dụng chuyên gia kinh doanh;

• Không đồng bộ thông tin giữa hồ sơ online và bản giấy.

Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ

• Tất cả tài liệu phải thống nhất về tên chuyên gia – hộ chiếu – chức danh.

• File PDF phải dung lượng gọn, rõ nét.

• Nộp trước hạn tối thiểu 45 ngày để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Xem thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài ở Việt Nam.

Vì sao doanh nghiệp nên nộp hồ sơ online thay vì nộp trực tiếp?

• Dễ theo dõi tiến độ;

• Hạn chế đi lại;

• Rủi ro sai sót giảm đáng kể nhờ hệ thống kiểm tra;

• Tiết kiệm thời gian và nhân sự phụ trách.

Gia hạn hay cấp lại? – Sai lầm nhiều doanh nghiệp gặp phải

Không phải trường hợp nào cũng được gia hạn.
Cần cấp lại nếu:

• Chuyên gia đổi hộ chiếu;

• Thay đổi chức danh công việc;

• Thay đổi địa điểm làm việc;

• Thay đổi pháp nhân (mã số thuế, tên công ty).

Việc nộp sai thủ tục sẽ bị từ chối ngay từ đầu.

Vì sao hồ sơ chuyên gia kinh doanh thường phức tạp hơn?

Vì:

• Chức danh không cố định, dễ bị xem là không tương thích bằng cấp;

• Kinh nghiệm phải thể hiện rõ trong giấy xác nhận;

• Nhu cầu sử dụng chuyên gia phải giải trình thuyết phục hơn các nhóm khác.

Những yêu cầu mới doanh nghiệp cần chú ý sau sáp nhập 2025

• Cơ quan giải quyết chuyển sang Sở Nội vụ;

• Mẫu biểu thay đổi theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP;

• Quy định khắt khe hơn về tương thích bằng cấp – kinh nghiệm – chức danh.

Chi phí doanh nghiệp cần chuẩn bị

• Lệ phí nhà nước (tùy thời điểm áp dụng);

• Chi phí dịch thuật – công chứng;

• Phí làm giấy khám sức khỏe;

• Phí dịch vụ nếu thuê đơn vị hỗ trợ.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi gia hạn?

• Kế hoạch sử dụng chuyên gia dài hạn;

• Kiểm tra hạn giấy phép;

• Chuẩn bị hợp đồng lao động tiếp theo;

• Xác minh thông tin hộ chiếu của chuyên gia.

Rủi ro khi doanh nghiệp tự gia hạn mà không nắm quy trình mới

• Nộp sai thủ tục: gia hạn vs cấp lại;

• Gửi sai cơ quan;

• Thiếu giấy tờ;

• Gây gián đoạn tạm trú, ảnh hưởng thị trường – kinh doanh.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ gia hạn giấy phép lao động tại PNV

PNV hỗ trợ trọn gói:

• Kiểm tra hồ sơ miễn phí;

• Dịch thuật – công chứng – hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ chuyên gia;

• Soạn thảo mẫu M03 chuẩn pháp lý;

• Nộp online thay doanh nghiệp;

• Theo dõi và xử lý bổ sung;

• Tối ưu tỷ lệ đậu ngay từ lần đầu;

• Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ

Chúng tôi có hơn 17 năm kinh nghiệm trong xử lý hồ sơ chuyên gia kinh doanh – nhóm có tỷ lệ sai sót cao nhất.

Gia hạn giấy phép lao động cho chuyên gia kinh doanh là thủ tục quan trọng, yêu cầu chính xác tuyệt đối. Sau sáp nhập 2025 và thay đổi quy định từ Nghị định 219, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình để tránh bị trả hồ sơ hoặc gián đoạn hoạt động.

Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ trọn gói, nhanh, đúng quy định và hạn chế rủi ro tối đa, PNV luôn sẵn sàng đồng hành từ A–Z, đảm bảo hồ sơ đậu ngay từ lần nộp đầu tiên.