Gia hạn giấy phép lao động cho giám đốc điều hành

Việc gia hạn giấy phép lao động cho nhà quản lý: giám đốc điều hành là một trong những thủ tục có yêu cầu hồ sơ chặt chẽ nhất theo quy định Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Do đây là nhóm giữ vai trò chủ chốt trong hoạt động doanh nghiệp, cơ quan quản lý lao động luôn yêu cầu tính chính xác, minh bạch và đồng bộ trong hồ sơ xin gia hạn. Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ điều kiện, quy trình và hướng dẫn chuẩn chỉnh theo thực tế xử lý hồ sơ – bám sát danh mục giấy tờ mà bạn cung cấp.

Gia hạn giấy phép lao động là gì và áp dụng cho đối tượng nào?

Gia hạn giấy phép lao động (Work Permit Extension) là thủ tục cho phép người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi giấy phép sắp hết hạn. Đối với nhà quản lý: giám đốc điều hành, quy trình này được áp dụng khi họ vẫn giữ vị trí quản lý chủ chốt và doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng lao động nước ngoài.

Đặc điểm của nhà quản lý và giám đốc điều hành theo pháp luật Việt Nam

Trong hồ sơ xin giấy phép lao động, việc xác định đúng nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành là cực kỳ quan trọng, vì đây là nhóm đối tượng có điều kiện xét duyệt chặt chẽ hơn nhưng cũng được ưu tiên hơn so với các vị trí khác.

Nhà quản lý (Manager)

Theo quy định, nhà quản lý là người giữ chức vụ quản lý doanh nghiệp, bao gồm:

• Người đứng đầu doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc.

• Người chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động sản xuất – kinh doanh.

• Nhân sự có quyền ra quyết định quản lý, điều hành một phần hoặc toàn bộ doanh nghiệp.

Đặc điểm nhận diện nhà quản lý:

• Có quyền quản trị, phân công nhiệm vụ cho cấp dưới.

• Chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh hoặc một bộ phận quan trọng.

• Thường giữ các chức danh như: General Manager, Operation Manager, Business Manager, Managing Director, Branch Manager…

Giám đốc điều hành (Executive Director)

Đây là nhân sự cấp cao, chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp.

Đặc điểm của giám đốc điều hành:

• Có thẩm quyền cao nhất trong việc vận hành công ty (không tính Hội đồng quản trị).

• Được giao quyền ký kết hợp đồng, ban hành chính sách nội bộ.

• Chịu trách nhiệm báo cáo kết quả kinh doanh cho chủ sở hữu hoặc HĐQT.

• Thường giữ các chức danh như: CEO, COO, Executive Director, Managing Director.

Vì sao nhóm nhà quản lý – giám đốc điều hành quan trọng trong hồ sơ lao động nước ngoài?

• Đây là nhân sự chủ chốt, ảnh hưởng trực tiếp tới chiến lược và hoạt động của doanh nghiệp.

• Cơ quan quản lý lao động yêu cầu hồ sơ phải chứng minh rõ chức danh và quyền hạn thực tế.

• Nếu chứng minh không rõ ràng, cơ quan xét duyệt có thể chuyển sang diện “chuyên gia” hoặc “lao động kỹ thuật”, thậm chí từ chối cấp giấy phép.

Việc xin giấy phép lao động cho nhà quản lý – giám đốc điều hành

Do đặc thù chức vụ, hồ sơ xin giấy phép lao động cho nhóm này có một số điểm thuận lợi hơn, nhưng cũng có yêu cầu pháp lý khắt khe hơn.

• Không cần bằng đại học như diện chuyên gia (nếu chứng minh được chức danh thực tế).

• Không cần 3 năm kinh nghiệm theo chuyên ngành, mà chỉ cần chứng minh kinh nghiệm quản lý.

• Hồ sơ được xem xét nhanh hơn nếu doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức minh bạch.

Thời điểm nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động

Hồ sơ gia hạn phải được nộp trong khoảng 45–15 ngày trước ngày giấy phép hết hạn. Nếu nộp muộn, người lao động có thể bị từ chối và phải xin cấp mới từ đầu.

Điều kiện để nhà quản lý – giám đốc điều hành được gia hạn

Các điều kiện bao gồm:

• Giấy phép lao động hiện tại còn hiệu lực.

• Công việc và vị trí làm việc không thay đổi.

• Doanh nghiệp tiếp tục có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.

• Người lao động không vi phạm pháp luật Việt Nam trong thời gian làm việc.

• Hồ sơ chứng minh người lao động vẫn giữ chức vụ quản lý/giám đốc điều hành.

Điều kiện đặc biệt khi xin giấy phép lao động cho nhà quản lý

• Chức danh ghi trong giấy tờ phải đúng với thực tế điều hành doanh nghiệp.

• Sơ đồ tổ chức công ty phải thể hiện rõ vị trí quản lý.

• Nếu doanh nghiệp không chứng minh được nhu cầu thật sự, hồ sơ có thể bị hỏi lại hoặc từ chối.

Quy định pháp lý điều chỉnh việc gia hạn giấy phép lao động

Thủ tục gia hạn được điều chỉnh bởi:

• Bộ luật Lao động.

• Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về lao động nước ngoài tại Việt Nam.

• Các văn bản hướng dẫn thi hành khác

Hồ sơ gia hạn dựa theo bộ giấy tờ bạn cung cấp

Dựa trên hình đính kèm, hồ sơ gia hạn đầy đủ bao gồm:

• Giấy khám sức khỏe còn hiệu lực: Giấy khám sức khỏe phải được cấp trong 12 tháng gần nhất, bởi bệnh viện hoặc cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định.
• Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp: Giấy phép kinh doanh (Business Registration Certificate) là tài liệu chứng minh tư cách pháp lý của doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài. File “GIẤY PHÉP KINH DOANH” trong bộ hồ sơ thể hiện doanh nghiệp đã đăng ký hợp pháp và là cơ sở xác định vị trí quản lý thuộc hệ thống tổ chức.
• Giấy phép lao động hiện tại: File “GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG” là tài liệu quan trọng nhất để xác định thời điểm gia hạn. Cơ quan quản lý sẽ căn cứ vào thời hạn còn lại để xem xét yêu cầu gia hạn.
• Giấy ủy quyền nộp hồ sơ: Trong trường hợp người lao động không trực tiếp nộp, hồ sơ phải kèm theo “GIẤY UỶ QUYỀN NỘP HỒ SƠ”. Điều này đặc biệt cần thiết đối với các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động.
• Hình 4×6 theo tiêu chuẩn: File “HÌNH 4×6” là ảnh chân dung nền trắng, chụp trong 6 tháng gần nhất. Ảnh phải đúng kích thước, sắc nét, không đeo kính màu.
• Hộ chiếu còn hạn: File “HỘ CHIẾU” là bản scan hoặc bản chụp của hộ chiếu còn hiệu lực ít nhất 12 tháng. Hộ chiếu phải rõ thông tin, không rách nát, không chỉnh sửa.
• Mẫu số 03 – Thông báo sử dụng lao động nước ngoài: File “MAU SO 03” thuộc nhóm hồ sơ quan trọng theo yêu cầu quản lý lao động.
• Hồ sơ tuyển dụng – thể hiện nhu cầu thật sự của doanh nghiệp: File “TUYỂN DỤNG” cho thấy doanh nghiệp đã thực hiện quy trình tuyển dụng theo đúng quy định, chứng minh vị trí này không tuyển được người Việt phù hợp. Đây là yêu cầu trong hầu hết quy trình về lao động nước ngoài.
• Kinh nghiệm quản lý

  • Có thể là:

    • Xác nhận kinh nghiệm từng điều hành doanh nghiệp

    • Hợp đồng lao động cũ

    • Quyết định bổ nhiệm

  • Chứng minh người lao động đã giữ vị trí quản lý thực tế.

Quy trình gia hạn giấy phép lao động

Quy trình gồm 4 bước:

1. Thông báo tuyển dụng người Việt trên website. Sau đó làm báo cáo kết quả tuyển dụng

2. Chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ dựa trên danh mục nêu trên. Sau đó tiến hành nộp online trên trang dịch vụ công.

3. Theo dõi email để biết kết quả xử lý của cơ quan chức năng

4. Nhận thông báo kết quả thủ tục xin gia hạn giấy phép lao động sau khoảng 20-30 ngày .

Thời hạn của giấy phép lao động gia hạn

Giấy phép lao động được gia hạn tối đa 02 năm theo quy định hiện hành, tùy thuộc vào thời hạn hợp đồng lao động và giấy tờ liên quan.

Các trường hợp bị từ chối gia hạn

Hồ sơ có thể bị từ chối khi:

• Nộp trễ hạn quy định.

• Thay đổi vị trí công việc nhưng không báo cáo.

• Doanh nghiệp thiếu tài liệu chứng minh đúng quy định

• Giấy tờ không hợp lệ hoặc hết hạn.

Lợi ích khi gia hạn đúng thời điểm

Gia hạn đúng hạn giúp:

• Người lao động duy trì tình trạng hợp pháp.

• Doanh nghiệp tránh bị phạt hành chính.

• Hoạt động quản trị – điều hành của doanh nghiệp không bị gián đoạn.

Lỗi thường gặp khi xin giấy phép lao động cho nhà quản lý – giám đốc điều hành

• Chức danh không khớp giữa hợp đồng, quyết định bổ nhiệm và thực tế

• Hồ sơ kinh nghiệm quản lý không rõ ràng

• Sơ đồ tổ chức công ty không thể hiện vị trí quản lý

• Giấy khám sức khỏe hết hạn

• Mẫu 03 ghi sai vị trí xin cấp

Dịch vụ tư vấn hỗ trợ gia hạn giấy phép lao động cho giám đốc điều hành PNV

Nhóm nhà quản lý/giám đốc điều hành là nhân sự trọng yếu, vì vậy bất kỳ sai sót nào trong hồ sơ đều có thể khiến quy trình bị trì hoãn, thậm chí phải xin lại từ đầu.
Chuẩn hóa hồ sơ giúp rút ngắn thời gian xử lý và tránh việc bị yêu cầu giải trình bổ sung.

Nếu doanh nghiệp muốn tiết kiệm thời gian, dịch vụ hỗ trợ sẽ:

• Kiểm tra hồ sơ trước khi nộp.

• Soạn thảo biểu mẫu.

• Hỗ trợ nộp hồ sơ onlin.

• Tư vấn các vấn đề liên quan đến lao động nước ngoài.

Gọi ngay số hotline của PNV để được tư vấn miễn phí về thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật, nhà quản lý nước ngoài làm việc cho doanh nghiệp ở Việt Nam.